تجزیه و تحلیل شغلی چگونه است؟
همانطور که مشاغل و صنایع در حال تکامل و بروز شدن هستند، کارفرمایان باید شرح وظایف خود را بروز کنند تا نیازهای فعلی آنها را منعکس کنند. تجزیه و تحلیل شغل یک روش ساختاریافته است که برای آنالیز مشاغل و افراد استفاده میشود. تجزیه و تحلیل شغلی به کارفرمایان کمک میکند تا وظایف مورد نیاز و ویژگیهایی را که افراد برای انجام آن وظایف نیاز دارند، تعیین کنند. بطور کلی تجزیه و تحلیل شغلی، اطلاعات مفیدی در مورد موارد زیر ارائه میدهد:
- دانش
- مهارت
- توانایی
- سایر مشخصه ها
برای رشد شغلی به کمک تجزیه و تحلیل شغلی، تنها کافیست روند درست را دنبال کنید و خواهید دید که میتوانید تصویر واضحی از موقعیت به دست آورید. اما تجزیه و تحلیل شغل چگونه است؟
تجزیه و تحلیل شغل (Job Analysis) چیست؟
تجزیه و تحلیل شغل یک نمای کلی از شایستگی ها، مهارت ها و مسئولیت های مورد نیاز برای یک نقش خاص را ارائه میدهد. در حالی که تجزیه و تحلیل شغل قدیمی ممکن است جزئیات کمتری داشته باشد، نسخه های مدرن جزئیات عمیق تری در مورد موقعیت دارند. به غیر از موارد ذکر شده، برخی از کارفرمایان معیارهای بررسی عملکرد، فرآیندهای پذیرش و همچنین انتظارات کوتاه مدت و بلند مدت را نیز بررسی میکنند. در اینجا فهرستی از حوزه هایی که با کمک تحلیل شغل به دست خواهد آمد، آورده ایم:
- رشد شغلی
- انطباق
- حقوق و دستمزد
- استخدام
- معارفه و معاشرت سازمانی
- مدیریت خروج از خدمت
- بازجذب
- آموزش
تجزیه و تحلیل شغل به سازمان ها کمک میکند تا توصیفات شغلی عمیقی ایجاد کنند و موجب شود تا مدیران و کارکنان در مورد این توصیفات به اتفاق نظر برسند. همچنین در تعریف مسیری که دارندگان شغل برای رشد و ارتقا در یک سازمان و انتقال به موقعیتهای سطح بالاتر طی میکنند مفید است. در بدترین حالت، زمانی که یک کارمند این انتظارات را برآورده نمیکند، تجزیه و تحلیل شغل میتواند به عنوان راهنمایی برای انتقادات، بررسی عملکرد و ترک شغل باشد.
انواع روش های رایج تجزیه و تحلیل شغل
برخی از محبوب ترین روش های تجزیه و تحلیل شغل به شرح زیر است:
پرسشنامه
اغلب برای تجزیه و تحلیل شغلی برای کارمندان و مدیران، پرسشنامه های باز یا پرسشنامه های بسیار ساختار یافته ارائه داده میشود. این پاسخ ها به مدیران منابع انسانی کمک میکند تا میزان زمان و دفعات انجام فعالیت های خاص و همچنین میزان اهمیت آن ها را برای تیم یا سازمان تعیین کنند.
مصاحبه
در تجزیه و تحلیل شغلی با کمک مصاحبه، با کارمندانی که در گذشته این سمت را داشتند مصاحبه میشود. از آنجایی که کارکنان و سرپرستان ممکن است دید کلی دقیقی از نقش های شغلی داشته باشند، میتوان مصاحبه هایی را در بخش ها یا تیم ها انجام داد. اما باید به خاطر داشت که سرپرستان بخش ها، ممکن است ترجیحات و سوگیری های خود را در هنگام تعریف الزامات برای انجام یک موقعیت خاص داشته باشند. به این ترتیب، داشتن بیش از یک منبع اطلاعات ضروری است.
مشاهده مستقیم
مشاهده مستقیم میتواند به ایجاد یک تصویر واضح از مدت زمان لازم برای انجام یک کار خاص کمک کند. این روش برای مشاغل تولیدی یا نقش های پاره وقت و همچنین مشاغل کوچک با بودجه محدود برای یک موقعیت بسیار توصیه میشود.
دفتر یادداشت روزانه یا گزارش کار
یک دفتر یادداشت روزانه کاری از کارکنان میخواهد که فعالیتهای روزانه شان، میزان زمان صرف شده برای یک کار و فوریتهای احتمالی یک فعالیت را ثبت کنند. همه این اطلاعات به منابع انسانی و مدیران امکان میدهد تا الگوهای کاری را شناسایی کرده و ارزیابی کنند که آیا باید تغییراتی برای حمایت از یک کارمند ایجاد شود یا خیر.
روش عملکرد شغلی
تحلیلگر شغل، کار یا فعالیت خاصی را برای شناخت عوامل زمینه ای و سناریوهایی که صاحبان شغل با آن روبرو هستند انجام میدهد. برخی از عوامل عبارتند: از فشارهای عاطفی، خطرات فیزیکی و خواسته های ذهنی.
چگونه یک تحلیل شغلی قوی انجام دهیم؟
در ادامه یک رویکرد گام به گام از نحوه انجام تجزیه و تحلیل شغل آورده ایم:
1) بررسی مسئولیت های شغلی کارکنان
اولین گام، بازنگری نقش ها و مسئولیت ها برای یک موقعیت خاص است. میتوانید برای دستیابی به این نقش ها و مسئولیت ها، با کارمندان، سرپرستان و پرسنل منابع انسانی مصاحبه کنید تا در مورد وظایف و مسئولیت های آنها ایده بگیرید. همچنین میتوانید یادداشت های روزانه کاری، پرسشنامه ها یا دفترچه های راهنما را بررسی کنید، سپس فعالیت هایی را که شغل مستلزم آن است، فهرست کنید. هنگامی که به یک لیست قابل اجرا رسیدید، سطح دشواری مورد نیاز برای هر کار یا مجموعه مهارت را در نظر بگیرید. وظایف خاص را بر اساس میزان مهارت و تجربه درگیر رتبه بندی و سازماندهی کنید.
2) تحقیق در مورد موقعیت های مشابه در صنعت
برای این موقعیت شغلی چه شرایطی وجود دارد؟ مسئولیت ها و فعالیت هایی در بازار کار از صاحبان مشاغل انتظار میرود انجام دهند چیست؟ برای رسیدن به جواب این سوال، میتوانید موقعیت های مشابه را بررسی کنید تا ارزیابی کنید که آیا دامنه کار تعیین شده سازمان شما با استانداردهای صنعت همسو است یا خیر. یک نکته خوب این است که میتوانید این موضوع را در سایت هایی مانند LinkedIn یا Indeed بررسی کنید. حتی میتوانید شرح شغل و پاداش را در سایت هایی مانند Payscale و Salary.com بررسی کنید. یک فایده استفاده از سایت های ذکر شده، این است که در طول در طول این فرآیند، ممکن است حتی مسئولیت های شغلی کارکنان را که ممکن است فراموش کرده باشید، شناسایی کنید.
3) نتایج مورد نیاز برای موقعیت را شناسایی و فهرست کنید
حتی نقش های مشابه نیز خروجی یکسانی ندارند زیرا نقش ها و مسئولیت ها در بخش های مختلف متفاوت است. به عنوان مثال، یک شرکت فناوری ممکن است یک نویسنده فنی را برای بخش بازاریابی برای نوشتن متن مورد استفاده در تبلیغات استخدام کند. در عین حال همین شرکت میتواند نویسنده فنی دیگری را برای بخش تحقیقات استخدام کنند تا یافته های تحقیق را خلاصه کند و بر اساس داده های بازاریابی به بینش های دقیقی دست یابد. هر دو موقعیت به مجموعه مهارت ها و سطوح تخصص متفاوتی نیاز دارند. این به کارفرمایان بستگی دارد که خروجی ها و محصولات مورد انتظار خود را برای هر موقعیت شناسایی کنند.
4) مهارت ها و آموزش های لازم را شناسایی کنید
همه موقعیت ها مهارت ها، آموزش و تجربه های ضروری یکسانی ندارند. بر همین اساس مدیریت حتی میتواند بر اساس سطح اهمیت آنها برای تیم، مسئولیتها را واگذار یا لغو کند. در نتیجه، تعریف مهارتها، آموزش و تحصیلات خاص مورد نیاز برای هر متقاضی بسیار مهم است. در حقیقتت هرچه این مورد دقیق تر باشید، تجزیه و تحلیل شغل شما بهتر خواهد بود.
5) حقوق و دستمزد و هر گونه مزایای قابل اجرا را تعریف کنید
یکی از حیاتی ترین جنبه های تجزیه و تحلیل شغل، پاداش و مزایایی است که برای سازمان قابل اجرا است. محدوده دستمزد برای سمت مورد نظر چقدر است؟ رقبای شما چقدر برای همان نقش پیشنهاد میکنند؟ مهارت های لازم برای ارتقا دامنه حقوق چیست؟ میتوانید وب سایتهایی مانند: جاب ویژن را بررسی کنید تا یک نمای کلی از مزایای ایده آل به دست آورید.
6) بطور مداوم کار را تکرار و کامل کنید
تجزیه و تحلیل شغل یک کار یکباره نیست. با تکامل و رشد صنعت و سازمان، انتظارات برای هر موقعیت تغییر میکند. با تجزیه و تحلیل کامل شغل، میتوانید متقاضیانی را جذب کنید که مناسب شغل هستند و بر اساس استانداردهای صنعت، مزایای مناسب را به آنها ارائه دهید. همچنین میتوانید مسیر مناسبی را برای صاحبان شغلی که به دنبال ارتقا و رشد شغلی هستند تعیین کنید.
منابع: forbes.com و paulspector.com
