چگونه میتوان با تکنیکهای روانشناختی، جلسات کاری مؤثرتری برگزار کرد؟
جلسات کاری بخش جداییناپذیر محیطهای کاری مدرن هستند. اما اغلب این جلسات طولانی، غیرمؤثر و حتی خستهکننده میشوند. با استفاده از تکنیکهای روانشناختی، میتوان جلساتی برگزار کرد که نهتنها بهرهوری بیشتری داشته باشند، بلکه باعث افزایش تعامل، همکاری و انگیزه کارکنان شوند. در این مقاله، به بررسی روشهایی میپردازیم که با کمک علم روانشناسی میتوان جلسات کاری مؤثرتری برگزار کرد.
1. تعیین هدف روشن و مشخص
چرا مهم است؟
براساس نظریه تعیین هدف لاک و لاتهام، افراد زمانی عملکرد بهتری دارند که اهداف مشخص و چالشبرانگیز برای آنها تعیین شده باشد. جلساتی که بدون هدف مشخص برگزار میشوند، به اتلاف زمان و انرژی منجر خواهند شد.
چگونه اجرا کنیم؟
- قبل از جلسه، دستور کار (Agenda) را مشخص و برای شرکتکنندگان ارسال کنید.
- در ابتدای جلسه، هدف جلسه را شفاف بیان کنید.
- برای هر بخش از جلسه یک خروجی مشخص تعیین کنید.
2. استفاده از تکنیکهای تعامل و مشارکت
چرا مهم است؟
براساس تئوری خودتعیینگری (Self-Determination Theory)، افراد زمانی بیشترین انگیزه را دارند که احساس کنند در تصمیمگیریها نقش دارند. جلساتی که افراد فقط شنونده هستند، انگیزه و مشارکت را کاهش میدهند.
چگونه اجرا کنیم؟
- از روشهای مشارکتی مانند «طوفان فکری» (Brainstorming) استفاده کنید.
- از افراد بخواهید نظرات خود را روی تخته یا ابزارهای آنلاین مانند Miro بنویسند.
- به هر فرد زمان مشخصی برای صحبت کردن بدهید تا حس مشارکت در جلسه تقویت شود.
پیشنهاد میکنیم تست تفکر استراتژیک گلدمن را انجام دهید:
تست تفکر استراتژیک گلدمن
لطفا برای مشاهده نتیجه تست، اطلاعات زیر را بصورت صحیح وارد نمایید:
3. مدیریت زمان با تکنیکهای روانشناختی
چرا مهم است؟
مطالعات نشان دادهاند که تمرکز ذهنی انسان محدود است و جلسات طولانی باعث کاهش بازدهی ذهنی میشود.
چگونه اجرا کنیم؟
- از تکنیک «پومودورو» استفاده کنید؛ یعنی هر 25 دقیقه یک استراحت کوتاه بدهید.
- مدت زمان جلسه را مشخص کنید و به آن پایبند باشید.
- برای جلوگیری از اتلاف وقت، از تایمر استفاده کنید.
4. ایجاد احساس روانی ایمن برای بیان نظرات
چرا مهم است؟
ایمی ادموندسون، استاد دانشگاه هاروارد، مفهوم «ایمنی روانی» (Psychological Safety) را معرفی کرد که نشان میدهد افراد در محیطهای امن روانی، خلاقتر و مؤثرتر هستند.
چگونه اجرا کنیم؟
- فضایی ایجاد کنید که در آن افراد احساس نکنند نظراتشان بیارزش است.
- از تکنیک «گفتوگوی باز» استفاده کنید تا افراد بدون ترس از قضاوت شدن صحبت کنند.
- به تمامی نظرات احترام بگذارید و بازخوردهای سازنده ارائه دهید.
5. استفاده از زبان بدن و تکنیکهای ارتباط غیرکلامی
چرا مهم است؟
تحقیقات نشان دادهاند که بیش از 50 درصد ارتباطات انسانی به صورت غیرکلامی صورت میگیرد. زبان بدن و ارتباط غیرکلامی میتواند بر درک و تعامل افراد تأثیر زیادی داشته باشد.
چگونه اجرا کنیم؟
- ارتباط چشمی مناسب برقرار کنید تا نشان دهید که به صحبتها توجه دارید.
- از حرکات دست برای تأکید بر نکات کلیدی استفاده کنید.
- با حالت چهره مثبت و لبخند، فضای دوستانهای ایجاد کنید.
6. جلوگیری از سوگیریهای شناختی در تصمیمگیری
چرا مهم است؟
سوگیریهای شناختی مانند «اثر تأیید» (Confirmation Bias) یا «تفکر گروهی» (Groupthink) باعث میشوند که تصمیمات نادرست و غیرمنطقی اتخاذ شوند.
چگونه اجرا کنیم؟
- از تکنیک «تفکر مخالف» استفاده کنید؛ به این صورت که افراد بهصورت فعالانه به دنبال نقاط ضعف یک ایده باشند.
- نقش «منتقد سازنده» را به یکی از اعضای جلسه بسپارید تا نظرات متفاوتی ارائه دهد.
- از روش «شش کلاه تفکر» (Six Thinking Hats) برای تحلیل جوانب مختلف یک موضوع استفاده کنید.
7. استفاده از تکنیکهای انگیزشی
چرا مهم است؟
انگیزش درونی یکی از عوامل کلیدی در افزایش بهرهوری جلسات است. نظریه انگیزش دو عاملی هرزبرگ نشان میدهد که اگر افراد احساس ارزشمندی کنند، عملکرد بهتری خواهند داشت.
چگونه اجرا کنیم؟
- جلسات را با تأکید بر موفقیتها و دستاوردهای اخیر شروع کنید.
- به افراد فرصت دهید تا پیشنهادات و ایدههای خود را مطرح کنند.
- از تکنیکهای تشویقی مانند تقدیر و پاداش استفاده کنید.
8. استفاده از فناوری برای بهینهسازی جلسات
چرا مهم است؟
ابزارهای دیجیتال به افزایش بهرهوری و کاهش اتلاف وقت کمک میکنند.
چگونه اجرا کنیم؟
- از نرمافزارهایی مانند Zoom، Google Meet یا Microsoft Teams برای برگزاری جلسات آنلاین استفاده کنید.
- از ابزارهای مدیریت کار مانند Trello یا Asana برای پیگیری تصمیمات جلسه بهره ببرید.
- از قابلیتهای نظرسنجی آنلاین برای دریافت بازخورد سریع از شرکتکنندگان استفاده کنید.
برگزاری جلسات کاری مؤثر نیازمند برنامهریزی، استفاده از تکنیکهای روانشناختی و بهرهگیری از فناوری است. با تعیین اهداف مشخص، ایجاد فضای امن روانی، مدیریت زمان، افزایش تعامل و کاهش سوگیریهای شناختی، میتوان جلسات را به رویدادهایی مؤثر و سازنده تبدیل کرد.
