بهترين روش های بهبود عملكرد سازمانی
مدیران کسب و کار می‌خواهند بدانند چگونه عملکرد سازمانی را بهبود بخشند. اما روانشناسان صنعتی و سازمانی به خوبی می‌دانند که هیچ راه حل یکسانی برای این موضوع وجود ندارد. عوامل زیادی در عملکرد سازمانی نقش دارند، مانند:
- عملکرد کارکنان
- قابلیت‌های دیجیتالي سازمان
- سطح مهارت نیروی کار
- کارایی فرآیند کسب و کار
- فرهنگ و رفتار سازمانی
بنابراین بهبود عملکرد سازمانی مستلزم رویکردی است که انعطاف‌پذیر باشد و به حوزه‌های متعددی بپردازد.
بهترين روش‌های بهبود عملکرد سازمانی
بطور کلی هر کسب و کاری باید با ارزیابی شرایط خود شروع کند، سپس یک فرآیند بهبود متناسب با شرایط و نیازهایش طراحی کند. مراحل زیر بیانگر یک رویکرد کل‌نگر است که سه حوزه مهمی را که بر عملکرد یک سازمان تاثیر می‌گذارند (انسان‌ها، ابزارها و فرآیندها)، پوشش می‌دهد.
در ادامه، جنبه انسانی بهبود کسب و کار را مورد بررسی قرار میدهیم:
بهبود نگرش کارکنان
نگرش کارکنان تاثیر عمده‌ای بر عملکرد آنها دارد. نگرش‌های خوب و مثبت بر خروجی، کارایی، محیط کار و بسیاری از متغیرهای دیگر که می‌توانند بر عملکرد سازمانی تاثیر بگذارند، تاثیر مثبت می‌گذارد. درنتیجه می‌توان گفت نگرش‌های ضعیف به طور طبیعی می‌تواند تاثیر معکوس داشته باشد. البته هیچ راهی برای کنترل کامل نگرش کارکنان وجود ندارد و این به هر حال لزوما یک هدف مطلوب نیست. با این حال، راه‌هایی برای تاثیرگذاری بر نگرش‌ها وجود دارد که می‌تواند بر عملکرد تاثیر مثبت بگذارد. به عنوان مثال سازمانها می‌توانند موارد زير را اجرايي کنند:
- اجرای برنامه‌های رفاه شرکتی که به بهبود سلامت کارکنان، کاهش سطح استرس و بهبود محیط کار کمک می‌کند.
- ارائه فعالیت‌هایی که کار تیمی را بهبود می‌بخشد، مانند: فعالیت‌های تیم سازی، گردهمایی‌های اجتماعی در محل کار، استراحت‌های سازمانی و…
- استفاده از نظرسنجی‌های کارمندان برای کشف مشکلاتی که باعث ایجاد اصطکاک در محل کار می‌شود و برطرف کردن آنها تا حد امکان.
کارکنان یک فرد هستند و بنابراین برای یک سازمان غیرممکن است که مسئولیت کامل نگرش و رفتار آنها در محیط کار را بپذیرد. با این حال، اقدامات صحیح می‌تواند تاثیر مثبتی بر نگرش و عملکرد کارکنان داشته باشد.
همسوسازی رفتارها پرسنل با نیازهای سازمان
از منظر روانشناسان صنعتی و سازمانی تفاوت ظریف اما مهمی بین نگرش و رفتار وجود دارد. نگرش‌ها به عواطف، احساسات و حالات عاطفی اشاره دارد. اما یک رفتار به عمل اشاره دارد. بین این دو رابطه وجود دارد – به عنوان مثال نگرش‌ها بر رفتار تاثیر می‌گذارند. اما شاید بتوان گفت تاثیر نگرش ها به تنهایی کافی نیست! به عنوان مثال، کارمندی را در نظر بگیرید که نگرشی سازگار و مثبت دارد، اما به طور خودکار تمام وظایف مورد نیاز خود را انجام نمی‌دهد. برای اطمینان از همسویی رفتار کارکنان با نیازهای سازمان، سازمان باید:
- فعالیت‌ها و رفتارهای مورد نیاز را به وضوح بیان کند.
- مسئولیت پذیری را حفظ کند.
- پاداش و تشویق ارائه بدهد.
با تاثیرگذاری بر رفتار و نگرش کارکنان، سازمانها می‌توانند تأثیر مثبتی هم بر اعمال و هم بر احساسات کارکنان داشته باشند.
اجرا و ارائه تکنولوژی مدرن
عامل مهم دیگری که به موفقیت یک سازمان کمک می‌کند، فناوری است. این امر به ویژه امروزه، در عصر دیجیتال صادق است. فناوری مناسب، می‌تواند:
- موجب بهبود کارایی فرآیند کسب و کار شود.
- موجب بهبود و ارتقا تجربه مشتری شود.
- بهره‌وری را در هر بخش از سازمان افزایش دهد.
- نوآوری و عملکردهای تجاری جدید را راه اندازی کند.
البته یافتن فناوری مناسب آسان‌تر از يادگيري کار با آن است و می‌تواند کار بسیار طولانی باشد. پذیرش تکنولوژی و تحول آن در سازمان، می‌تواند تغییرات سازمانی بزرگی را در طولانی مدت در برگیرد. با این حال، در اقتصاد مبتنی بر دیجیتال امروز، چنین تغییراتی ضروری هستند – و حتی می‌توانند موقعیت رقابتی سازمان را افزایش دهند، رشد را تقویت کنند و الهام‌بخش نوآوری و بسیاری چیزهای دیگر باشند.
افزایش مهارت های کارکنان
فناوری، رفتار و نگرش‌ها تنها در صورتی مفید هستند که کارکنان مهارت‌های مناسب را داشته باشند. پژوهش‌ها حاکي از آن است که کارکنان ماهر، بهره‌وری بیشتر دارند، کارآمدتر و راضی‌تر هستند. بهبود عملکرد کارکنان نیز مستقیما به بهبود عملکرد سازمانی کمک می‌کند. مانند مورد قبل، یعنی ارائه و اجرای تکنولوژی مدرن، یادگیری کارکنان در حال تبدیل شدن به یک کارکرد تجاری مهم است. برای بهبود مهارت‌های کارکنان، سازمان باید:
- فرآیند پذیرش کارمند را ساده کند.
- برنامه‌های آموزشی مدرن و مبتی بر فناوری را برای کارمندان ایجاد کند.
- به طور مداوم برنامه‌های آموزشی را بهینه کند.
از آنجایی که سازمان‌های امروزی دارای قدرت دیجیتالی هستند، آموزش کارکنان موضوع بقا است. از این گذشته، آموزش موثر باعث بهبود موارد زیر می‌شود:
- افزایش استفاده از نرم افزار و بازدهی
- بهبود بهره وری و عملکرد کارکنان
- بهبود عملکرد سازمانی
- قدردانی از دارايي‌ها، افراد، فرآیندها
بهبود اثربخشی يک سازمان، با درک چگونگی استفاده و دسترسی به دارايي آغاز می‌شود. آگاهی از اینکه افراد، فرآیندها و دارایی‌های موجود به هم مرتبط هستند. این زنجیره ارزش را بسیار مهم می‌کند. در حقيقت درک دارايي‌ها و داشته‌هاي سازمان، به مديران کمک ميکند تا بدانند چه اهدافي امکان پشتيباني بيشتري دارد.
مشخص کردن چشم انداز، اهداف و مسئوليت‌ها
در نهايت مسئوليت‌ها، در جهت دستیابی به چشم‌انداز سازمان است. اگر مديران می‌خواهند به آنچه در نظر دارند برسند، کارمندان بايد از اهداف سازمان آگاه باشند. بنابراين نقش‌ها و مسئولیت‌های خاص هر یک از اعضای تیم بايد مشخص باشد. در حقيقت اين برای بهینه‌سازی وظایف و هماهنگی با یکدیگر برای افزایش بهره وری امري ضروري است. این به اعضاي سازمان کمک می‌کند در دستیابی به نتایج بهره‌وری بیشتری داشته باشند و در عین حال کارایی را در کل سازمان افزایش دهند!
مسئول نگه داشتن اعضای تیم در قبال نقش‌ها و مسئولیت‌های خود
به عنوان يک مدير، اعضای تیم را برای نقش‌ها و مسئولیت‌های خود پاسخگو نگه دارید. به جای سرزنش جمعی کل تیم در صورت نتایج نامطلوب درازمدت یا کوتاه مدت، از هر یک از اعضا بخواهید عواقب فعالیت‌های خود را درک کند و آنها را به خاطر دستاوردهایشان تحسین کنيد.
یک محل کار دیجیتالی را حفظ کرده و دائما در حال رشد و تکامل محیط باشید
محل کار دیجیتال جایی است که همه قطعات، در کنار هم قرار می‌گیرند. طبیعتا این تنها عامل مؤثر در عملکرد سازمانی نیست. اما پرسنل، ابزارهای آنها و محل کار نقش مهمی در اثربخشی سازمان دارند. همچنین و به همان اندازه مهم، سازمانها باید بطور مستمر محیط کار را به منظور همگام شدن با اقتصاد در حال تغییر، توسعه دهند. این یعنی:
- پیروی از توصیه‌هایی که قبلا ذکر شد.
- تمرکز بر عملکرد سازمانی ابتدا، سپس اجزای فردی که به آن عملکرد کمک میکنند.
- اجرای مدیریت ساختاریافته، به منظور ایجاد تغییری کارآمد و مؤثر
محیط‌های کاری مدرن توسط تغییر هدایت می‌شوند، که مدیریت تغییر را به همان اندازه متغیرهای دیگری که قبلا پوشش داده شد، حیاتی می‌کند. به هر حال، سازمان‌هایی که می‌توانند به طور موثر تغییر کنند، بهتر می‌توانند با دنیای کسب و کار پویا و همیشه در حال تحول امروز همگام شوند.
اندازه گیری نتایج
برای حفظ موفقیت مستمر سازمان، اثربخشی آن باید اندازه‌گیری شود و تکنیک‌های مختلفی به کار گرفته شود. اين به سازمان اين امکان را مي‌دهد تا بررسي شود که آيا راهبردهاي به کار گرفته شده، اثربخش بوده يا خير. روانشناسان صنعتی و سازمانی در این زمینه کمک بزرگی به شما می کنند.
رهبری مشارکتی يا دموکراتيک
رهبران باید نسبت به نیازهای تیم خود حساس باشند و به آنها بازخورد بدهند. در حین رهبری یک تیم، توزیع مسئولیت‌های رهبری بین اعضای تیم، مانند: مدیریت جلسات، تعیین وظایف و سنجش پیشرفت پرسنل بسیار مهم است. این به کارمندان کمک می‌کند تا نقش و مسئولیت‌های مرتبط با خود را درک کنند و همچنین به تقویت روحیه همه افراد کمک می‌کند.
منابع: change.walkme.com و panlearn.com
