همه چیز در مورد ارزیابی عملکرد برای استخدام
ارزیابی عملکرد برای استخدام یک فرآیند مهم در فرآیند انتخاب و استخدام است که به کمک کارفرمایان در انتخاب داوطلبان مناسب برای شغل مورد نظر می‌آید. این ارزیابی‌ها معمولاً شامل سنجش توانایی‌ها، مهارت‌ها، تجربیات و ویژگی‌های شخصیتی داوطلبان است. در ادامه به مواردی که باید در نظر گرفته شوند و روش‌های مختلف ارزیابی عملکرد برای استخدام می‌پردازم:
تعریف عملکرد
عملکرد کارکنان به عملیات و فعالیت‌هایی اشاره دارد که یک فرد در جایگاه خود در سازمان انجام می‌دهد و نتیجه‌هایی که از انجام این عملیات به دست می‌آید. تعریف عملکرد می‌تواند بسته به نوع و صنعت سازمان متغیر باشد، اما در کل شامل عناصر زیر است:
- انجام وظایف و مسئولیت‌های شغلی: عملکرد کارکنان شامل انجام وظایف و مسئولیت‌هایی است که به آنها در جایگاه و سمت خود اختصاص یافته است. این شامل انجام وظایف روزانه، پروژه‌های خاص، وظایف پیشنهادی و غیره می‌شود.
- کیفیت عمل: عملکرد کارکنان نه تنها به انجام وظایف مرتبط با شغل بلکه به کیفیت و دقت انجام این وظایف نیز مربوط می‌شود. کیفیت عمل شامل اصول و استانداردهای مربوط به صنعت و مسئولیت‌های شغلی است.
- توانایی مدیریت زمان و منابع: عملکرد کارکنان شامل توانایی مدیریت زمان و منابع است که به آنها اجازه می‌دهد وظایف را به موقع و با کیفیت انجام دهند. این شامل تخصیص منابع، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است.
- تعاملات اجتماعی و همکاری: عملکرد کارکنان شامل توانایی برقراری روابط مثبت با همکاران، مدیران و مشتریان است. این شامل مهارت‌های ارتباطی، همکاری در تیم و حل مسائل مشترک است.
- نتایج و اهداف مدنظر: عملکرد کارکنان نهایتاً بر اساس نتایج و اهدافی که در جایگاه خود تعیین شده است، ارزیابی می‌شود. این ممکن است شامل میزان فروش، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و غیره باشد.
تعریف عملکرد می‌تواند برای هر سازمان و شغل متفاوت باشد، اما در کل مفهوم عملکرد به مواردی اشاره دارد که نشان‌دهنده میزان موفقیت و عملکرد کارکنان در انجام وظایف و مسئولیت‌های خود می‌باشد.
عواملی که باید مورد بررسی قرار گیرند
- توانایی‌ها و مهارت‌ها: مطابقت توانایی‌ها و مهارت‌های داوطلب با نیازهای شغلی مورد نظر بسیار حیاتی است.
- تجربیات گذشته: بررسی تجربیات و سوابق کاری داوطلب در زمینه مرتبط با شغل از اهمیت بالایی برخوردار است.
- شخصیت و سازگاری فرد با محیط کاری: شناخت ویژگی‌های شخصیتی و سازگاری فرد با فرهنگ و محیط کاری سازمان از اهمیت زیادی برخوردار است.
- علاقه و تعهد: بررسی علاقه و تعهد داوطلب به شغل مورد نظر نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.
روش‌های ارزیابی عملکرد برای استخدام
- مصاحبه شخصی: این روش ارتباط مستقیمی بین مصاحبه‌گر و داوطلب را فراهم می‌کند و اجازه می‌دهد تا به طور مستقیم از توانایی‌ها، تجربیات و شخصیت داوطلب سوال شود.
- آزمون‌های روان‌سنجی: آزمون‌هایی که توانایی‌ها، مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی داوطلبان را سنجیده و ارزیابی می‌کنند.
- مطالعه موردی (Case Study): ارائه یک مسئله یا وظیفه مشخص به داوطلب و درخواست از او برای حل آن، به منظور ارزیابی توانایی‌ها و مهارت‌های عملی و عملکردی او.
- آزمون‌های تکمیل جمله: سوالات که به داوطلب اجازه می‌دهند که جملاتی را تکمیل کند و نگرش، انگیزه و استعدادهای شغلی او را نشان دهد.
- آزمون‌های مهارتی (Skill Tests): آزمون‌هایی که توانایی‌های عملی و فنی داوطلبان را سنجیده و ارزیابی می‌کنند.
انواع آزمون‌های مهارتی (Skill Tests) در ارزیابی عملکرد
آزمون‌های مهارتی یکی از ابزارهای مهم در ارزیابی عملکرد و توانایی‌های عملی فرد در محیط کاری می‌باشند. این آزمون‌ها برای ارزیابی توانایی‌ها، مهارت‌ها، و تجربیات عملی فرد در زمینه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. در زیر، برخی از انواع رایج آزمون‌های مهارتی در ارزیابی عملکرد ذکر شده است:
آزمون‌های عملی (Practical Tests)
- آزمون‌های عملیاتی (Operational Tests): برای ارزیابی توانایی‌های عملی و فنی فرد در یک محیط واقعی یا شبیه‌سازی شده.
- آزمون‌های عملی نرم‌افزار (Software Practical Tests): برای ارزیابی مهارت‌های استفاده از نرم‌افزارهای مخصوص شغل خاص مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- آزمون‌های تکنیکی (Technical Tests): برای ارزیابی توانایی‌های فنی و تخصصی فرد در زمینه‌های خاص مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- آزمون‌های تولید محتوا (Content Creation Tests):
- آزمون‌های نوشتاری (Writing Tests): برای ارزیابی مهارت‌های نوشتاری فرد، از جمله توانایی نوشتن متن‌های فنی یا خلاصه‌های گزارشات.
- آزمون‌های طراحی (Design Tests): برای ارزیابی توانایی‌های طراحی و ایجاد محتواهای گرافیکی یا وبسایت‌ها.
- آزمون‌های مهارت‌های فنی (Technical Skills Tests):
- آزمون‌های برنامه‌نویسی (Programming Tests): برای ارزیابی مهارت‌های برنامه‌نویسی و توانایی حل مسائل فنی.
- آزمون‌های مهندسی (Engineering Tests): برای ارزیابی توانایی‌های مهندسی و طراحی مهندسی.
- آزمون‌های مهارت‌های کارگری (Trade Skills Tests):
- آزمون‌های مهارت‌های ساختمانی (Construction Skills Tests): برای ارزیابی توانایی‌های کارگران ساختمانی.
- آزمون‌های مهارت‌های فنی خاص (Specialized Trade Skills Tests): برای ارزیابی مهارت‌های فنی خاصی مانند لوله‌کشی، برقکاری، و موارد مشابه.
- آزمون‌های تجارب مشتری (Customer Experience Tests):
- آزمون‌های خدمات مشتری (Customer Service Tests): برای ارزیابی توانایی ارتباط و خدمات به مشتریان.
- آزمون‌های مهارت‌های فروش (Sales Skills Tests): برای ارزیابی توانایی‌های فروش و مذاکره.
آزمون‌های مهارتی بسته به نوع شغل و صنعت مورد استفاده قرار می‌گیرند و معمولاً به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرد مناسبی را انتخاب کنند که دارای توانایی‌های لازم برای انجام وظایف مربوط به شغل مورد نظر است.
- ارزیابی مصاحبه چندگانه (Panel Interview): این روش شامل مصاحبه توسط یک تیم از مصاحبه‌گران است و به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا از نظرات مختلف در مورد داوطلب سود ببرند.
- آزمون‌های موقعیتی (Situational Tests): این آزمون‌ها داوطلبان را با موقعیت‌های شغلی فرضی مواجه می‌کنند و واکنش‌ها و تصمیمات آنها را بررسی می‌کنند.
- مراجعه به مشتریان: ارجاع دادن داوطلب به مشتریان با مدیران قبلی به منظور دریافت تأییدیه یا توصیه‌نامه از عملکرد و توانایی‌های آنها. (البته این مورد شاید برایتان عجیب باشد ولی در چند شرکت قوی اجرا می شود)
این روش‌ها و عوامل باید با توجه به نیازهای ویژه هر شغل و سازمان تنظیم و اعمال شوند تا انتخاب داوطلبانی که بهترین مطابقت را با شغل داشته باشند، صورت گیرد.
فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
یک فرم ارزیابی عملکرد کارکنان معمولاً شامل چندین بخش است که به طور کلی اطلاعاتی در مورد عملکرد و عملکرد کارکنان ارائه می‌دهد. در زیر یک ساختار معمول برای فرم ارزیابی عملکرد کارکنان آورده شده است:
- اطلاعات کلی:
- نام و شماره پرسنلی کارمند.
- عنوان شغلی.
- نام مدیر مستقیم یا ارزیاب.
- هدف‌های عملکرد:
- تعریف هدف‌هایی که کارکنان باید در سال جاری به آنها دست پیدا کنند.
- بررسی میزان دستیابی به هدف‌های تعیین شده.
- مهارت‌ها و توانایی‌ها:
- ارزیابی مهارت‌ها و توانایی‌های مربوط به شغل.
- بررسی توانایی‌های فنی، ارتباطی، تصمیم‌گیری و مدیریتی.
- عملکرد کاری:
- ارزیابی عملکرد فعلی کارمند در زمینه‌های مختلف شغلی.
- بررسی کیفیت و میزان انجام وظایف شغلی.
- توسعه و پیشرفت:
- ارزیابی تلاش‌های کارمند برای رشد و پیشرفت شغلی.
- پیشنهادات برای بهبود عملکرد و توسعه مهارت‌ها.
- ارزیابی عملکرد کلان:
- ارزیابی کلی عملکرد کارمند در دوره ارزیابی.
- تصمیم در مورد پاداش‌ها، ترقی‌ها، و یا نیاز به آموزش‌های تکمیلی.
- امضاء و تأیید:
- امضای کارمند بر فرم ارزیابی عملکرد به عنوان تأییدیه.
- امضای مدیر مستقیم به عنوان تأییدیه نهایی.
این ساختار فقط یک راهنمای کلی است و ممکن است بر اساس نیازها و فرهنگ سازمانی، فرم‌های ارزیابی عملکرد متفاوتی طراحی شود. همچنین، برخی از سازمان‌ها از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد استفاده می‌کنند که امکان انجام ارزیابی‌های آنلاین، ذخیره‌سازی اطلاعات، و تجمیع داده‌های عملکرد را فراهم می‌کند.
نرم افزار ارزیابی عملکرد
انواع نرم افزار جدید ارزیابی عملکرد در دنیای امروزی، با پیشرفت فناوری، محصولات نرم‌افزاری مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا این فرآیند را بهبود بخشند و به شکلی مؤثرتر و کارآمدتر انجام دهند. در زیر به برخی از انواع نرم‌افزارهای جدید برای ارزیابی عملکرد اشاره شده است:
- نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد (Performance Management Software): نرم‌افزارهایی که امکان طراحی و اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد را فراهم می‌کنند. این نرم افزارها اغلب قابلیت هایی مانند تنظیم اهداف، ارزیابی 360 درجه، بازخورد به کارمندان، و مدیریت عملکرد را دارا هستند.
- نرم‌افزارهای ارزیابی 360 درجه (360-Degree Feedback Software): این نوع نرم‌افزارها به مدیران و همکاران فرصت می‌دهند تا عملکرد یک فرد را از زوایای مختلف مشاهده و ارزیابی کنند. این نرم‌افزارها معمولاً شامل ابزارهای گزارشگری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای تسهیل فرآیند ارزیابی هستند.
- نرم‌افزارهای ارزیابی هدف‌گذاری (Goal-Setting Software): این نوع نرم‌افزارها به کارمندان و مدیران امکان تعیین و پیگیری اهداف شخصی و سازمانی را فراهم می‌کنند. آنها اغلب قابلیت‌هایی مانند تعیین اهداف هوشمند، رصد پیشرفت، و تعیین راهبردهای مرتبط را دارا هستند.
- نرم‌افزارهای بازخورد به کارمند (Employee Feedback Software): این نوع نرم‌افزارها به کارمندان امکان مستقیم دریافت بازخورد از همکاران و مدیران را می‌دهند. آنها معمولاً شامل قابلیت‌هایی مانند پیش‌بینی نیازهای آموزشی، مدیریت بازخورد، و توسعه حرفه‌ای هستند.
- نرم‌افزارهای مدیریت رابطه با مشتری (Customer Relationship Management Software – CRM): برخی از سازمان‌ها از نرم‌افزارهای CRM برای ارتباط با مشتریان و مدیریت تجربه مشتری استفاده می‌کنند که قابلیت‌هایی برای ارزیابی عملکرد فروش و خدمات مشتری را نیز دارا است.
هر نوع نرم‌افزار ممکن است دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های منحصر به فردی باشد که بسته به نیازهای خاص و فرهنگ سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. البته، هر یک از این نوع نرم‌افزارها می‌توانند قابلیت‌ها و ویژگی‌های منحصر به فردی داشته باشند که بسته به نیازها و اولویت‌های شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند. به طور کلی، نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد می‌توانند دارای مزایا و معایب مختلفی باشند که باید در نظر گرفته شوند:
مزایا:
- استفاده آسان: بسیاری از این نرم‌افزارها دارای رابط کاربری کارآمد و ساده هستند که امکان استفاده آسان از آنها را فراهم می‌کنند.
- ثبات و قابلیت گسترش: نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد معمولاً دارای زیرساخت قوی و پشتیبانی مداوم هستند که امکان گسترش و به‌روزرسانی آنها را فراهم می‌کند.
- پیشرفت تجزیه و تحلیل: این نرم‌افزارها قابلیت جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها را دارند که به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌گیری‌های بهتری برای مدیریت عملکرد بگیرند.
- افزایش شفافیت: استفاده از این نرم‌افزارها می‌تواند شفافیت در فرآیند ارزیابی عملکرد را افزایش دهد و برای کارمندان و مدیران وضوح بیشتری در مورد انتظارات و اهداف سازمانی فراهم کند.
- کاهش خطاها: استفاده از فرم‌ها و قالب‌های استاندارد در نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد می‌تواند خطاها و تورفتگی‌های مرتبط با ارزیابی‌های دستی را کاهش دهد.
معایب:
- هزینه بالا: برخی از این نرم‌افزارها ممکن است هزینه‌های بالایی داشته باشند که برای شرکت‌های کوچکتر قابل دسترس نباشند.
- پیچیدگی: برخی از نرم‌افزارها ممکن است پیچیدگی‌هایی در استفاده و پیکربندی داشته باشند که نیاز به آموزش و زمان بیشتری برای استفاده از آنها را ایجاب کنند.
- نیاز به پشتیبانی مناسب: استفاده مؤثر از این نرم‌افزارها نیاز به پشتیبانی مناسب از سوی سازمان دارد تا به مشکلات فنی و نیازهای کاربران پاسخ دهد.
- نیاز به زمان و تلاش برای پیاده‌سازی: پیاده‌سازی یک نرم‌افزار ارزیابی عملکرد ممکن است نیاز به زمان و تلاش بیشتری از سوی تیم IT و مدیران داشته باشد.
- مقاومت کارکنان: برخی از کارمندان ممکن است مقاومتی در برابر استفاده از این نوع نرم‌افزارها داشته باشند و این می‌تواند به مشکلاتی در فرآیند ارزیابی عملکرد منجر شود.
با در نظر گرفتن این مزایا و معایب، انتخاب یک نرم‌افزار مناسب برای ارزیابی عملکرد نیازمند بررسی دقیق نیازها و شرایط سازمانی می‌باشد.
شاخص ارزیابی عملکرد کارکنان
شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانند به عنوان معیارهایی که به سازمان کمک می‌کنند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی و تحلیل کنند، تعریف شوند. این شاخص‌ها باید با اهداف و استراتژی‌های سازمانی همخوانی داشته باشند و به کمک آنها بتوانند کارایی و عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشند. در زیر، برخی از شاخص‌های مهم برای ارزیابی عملکرد کارکنان آورده شده است:
- تعداد فروش (Sales Metrics):
- میزان فروش کالاها یا خدمات توسط کارمند.
- میزان تعداد معاملات یا مشتریان جدید.
- رضایت مشتری (Customer Satisfaction):
- نظرات و بازخوردهای مثبت مشتریان.
- میزان شکایات و نارضایتی‌ها.
- بهبود عملکرد (Performance Improvement):
- میزان پیشرفت در عملکرد کارمند نسبت به دوره‌های قبلی.
- ارزیابی مهارت‌ها و توانایی‌های بهبود یافته.
- میزان حضور و غیاب (Attendance and Punctuality):
- درصد حضور به موقع کارمندان.
- تعداد روزهای غیبت بدون مجوز.
- توسعه شخصی (Personal Development):
- شرکت در دوره‌های آموزشی و آموزش‌های مستمر.
- میزان استفاده از فرصت‌های توسعه حرفه‌ای.
- میزان تولید و بهره‌وری (Productivity):
- تعداد واحدهای تولید شده یا پروژه‌های تکمیل شده.
- ساعت کاری و تعداد وظایف انجام شده در یک دوره زمانی.
- توانایی همکاری (Collaboration):
- تعاملات مثبت با همکاران و اعضای تیم.
- مشارکت در پروژه‌ها و گروه‌های کاری.
- رهبری و مدیریت (Leadership and Management):
- میزان توانایی در مدیریت تیم و انگیزه‌بخشی به کارمندان.
- نتایج مثبت از سمت مدیریت و رهبری.
- کیفیت کار (Quality of Work):
- ارزیابی کیفیت و دقت کارهای انجام شده.
- تعداد خطاها یا بازخوردهای منفی از مشتریان.
- نوآوری و خلاقیت (Innovation and Creativity):
- ارائه ایده‌ها و پیشنهادات برای بهبود فرآیندها یا محصولات.
- شرکت در پروژه‌ها و فعالیت‌های نوآورانه.
این تنها یک فهرست کوتاه از شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان است و هر سازمان ممکن است به شکلی منحصر به فرد شاخص‌های خود را تعریف کند که با اهداف و استراتژی‌های خاص آن سازمان همخوانی دارد.
منابع:
- Performance Management: Changing Behavior that Drives Organizational Effectiveness نوشته Aubrey C. Daniels
- Effective Phrases for Performance Appraisals: A Guide to Successful Evaluations نوشته James E. Neal Jr.
- The Performance Appraisal Question and Answer Book: A Survival Guide for Managers نوشته Dick Grote
- Principles of Performance Management: Delivering Results Through People نوشته Michael Armstrong
- Aguinis, H. (2009). Performance Management. Upper Saddle River, NJ: Pearson.
- Bracken, D. W., Timmreck, C. W., & Church, A. H. (2001). The Handbook of Multisource Feedback. San Francisco, CA: Jossey-Bass/Pfeiffer.
- Murphy, K. R., & Cleveland, J. N. (1995). Understanding Performance Appraisal: Social, Organizational, and Goal-Based Perspectives. Thousand Oaks, CA: Sage Publications.
